Am Jahresanfang beschäftigen sich viele Verlader und Versender mit der Ausschreibung von Transportdienstleistungen – und sehen sich einer händisch nicht zu bewältigenden Aufgabe gegenüber. Dabei bietet eine systematische und automatisierte Prüfung und Analyse von Frachtrechnungen ungeahnte Potenziale.
Buchhaltung und Rechnungsprüfung werden im unternehmerischen Kontext vielerorts noch eher als notwendiges Übel anstatt als Chance wahrgenommen. Onlineversandhändler und Unternehmen mit hohen Versandvolumina können davon ein Lied singen, denn sie sind davon besonders betroffen. Frachtrechnungsprüfung ist eine komplexe Angelegenheit, die viel Zeit kostet und dadurch personelle Ressourcen bindet. Der oder die MitarbeiterIn muss jede Position auf der Rechnung abklopfen und prüfen, welche Frachtraten vereinbart wurden; ob Treibstoffzuschläge und sonstige Nebenkosten richtig berechnet wurden, oder ob alle Sendungen wirklich dem Verlader in Rechnung gestellt werden können. Eine manuelle Prüfung der Rechnungen, die über Stichproben hinausgeht, ist damit ein Ding der Unmöglichkeit.
Paul Aschenbrenner arbeitet als Unternehmensberater seit über 15 Jahren im Bereich der Frachtkostenoptimierung: „Erfahrungsgemäß bezahlen Versender zwischen 2 und 5% der Frachtkosten aufgrund von fehlerhaften Rechnungen und mangelnder Rechnungsprüfung zu viel. Bei hohen jährlichen Versandvolumina sind die Fehlbeträge dadurch erheblich.“
Chancen der umfassenden Frachtrechnungsprüfung werden oft nicht genutzt
Das Potenzial für Optimierungen und Effizienzgewinne bei der Frachtrechnungsprüfung liegt also offen da, kann aber mit herkömmlichen manuellen Methoden nicht genutzt werden. Es scheitert oftmals an der Intransparenz der Daten und der Komplexität der Faktoren, die in eine Frachtrechnung mit einfließen. Abhilfe kann eine Software schaffen, die dank entsprechender Workflows und Automatisierung die Prüfung der Frachtrechnungen schneller, zuverlässiger und transparenter bewältigt.
Wie eine Software Ordnung in das Rechnungschaos bringen kann
Mit der cloudbasierten Softwarelösung loxxter will Paul Aschenbrenner, Gründer des Unternehmens loxxter in München, Verladern und Versendern helfen, diese Problematik in den Griff zu bekommen. Darüber hinaus bietet das System verschiedene Möglichkeiten, die vorhandenen Daten aufzubereiten und zu Business-Analysezwecken auszuwerten.
loxxter benötigt nur wenige Daten aus dem ERP-System des Versenders, um die einkommenden Frachtrechnungen zu prüfen und zu bestätigen, oder im Falle einer Falschberechnung den Reklamationsprozess anhand weniger Klicks auszulösen. Da die Rechnungs- und Sendungsdaten der Dienstleister in der Regel automatisch zur Verfügung gestellt werden, fällt hier keine zusätzliche Arbeit an. Ein Kunde von loxxter, der in seinem Onlineangebot zahlreiche Geschenkartikel hat, berichtet von Zeiteinsparungen in der Größenordnung von mehreren Wochen, die durch das Tool realisiert werden konnten.
loxxter unterstützt langfristige Business-Analyse dank KPI-Dashboards
Neben der täglichen Rechnungsprüfung und dem Reklamationsmanagement erlaubt loxxter durch intuitiv aufbereitete Dashboards und KPI-Anzeigen transparente Analysen der vorhandenen Daten und ermöglicht so die Einsteuerung strategischer Maßnahmen. Wenn ein Onlineversandhändler beispielsweise anhand einer Analyse feststellt, dass Produktkategorien in bestimmten Regionen weniger stark nachgefragt sind, kann er entsprechende Marketingmaßnahmen zielgerichtet planen.
Die in anschaulichen Grafiken und Tabellen aufbereiteten Daten bieten zudem eine ideale Grundlage für die regelmäßige Evaluation der verschiedenen Transportdienstleister und geben Einsicht in langfristige Preisentwicklungen. In Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt Paul Aschenbrenner die Dashboards weiter, sodass sie je nach Bedarf die benötigten Visualisierungen bieten.
In Anbetracht der stetig steigenden Versandvolumina im Paketbereich durch den boomenden Onlinhandel sollte jeder Verlader sich die Frage stellen, welche Chancen eine digitale Lösung wie loxxter für ihn bieten kann. Von der händischen, analogen und fehleranfälligen Frachtrechnungsprüfung auf eine automatisierte, transparente und zuverlässige Software umzusteigen, kann gerade jetzt ein wichtiger Schritt sein, der entscheidende Effizienzgewinne mit sich bringt.
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